在数字化转型浪潮中，辽宁省阜新市烟草专卖局（公司）以“守正创新”为核心理念，自主研发“数字化档案分件工具”，依托该项创新成果，推动档案管理智能化、高效化，开启了阜新市局（公司）档案管理从传统向数字化的跨越式变革。
智能工具破局：效率与精准双提升
针对传统档案管理依赖人工分类检索、耗时耗力且易出错的难题，阜新市局（公司）直击痛点，推出“数字化档案分件工具”，并于2024年成功获得软件著作权。
“数字化档案分件工具”依托系统算法，精准解析Excel中的档号、页数信息，自动判断每个档案文件需分成的图片数量，并精准分配到对应文件夹。
市局（公司）档案管理人员借助“数字化档案分件工具”，只需通过三步操作——选择源文件、目标路径及关联Excel目录，即可实现档案的批量处理与智能分类，效率提升约80%。
标准为纲：打造数字档案“精品工程”
数字化转型绝非简单“数字化”，质量把控是关键。阜新市局（公司）以《纸质档案数字化规范》为准则，从设备管理到数据验收推行全程标准化。
市局（公司）设立专职监督岗，对档案出入库、扫描精度、图像清晰度等环节进行实时核查。坚持数字化场所高清监控24小时运行，工作人员需通过保密培训并签署协议后方可上岗。同时，对数据采取加密存储，切实筑牢信息防火墙。
（图为阜新市局（公司）工作人员进行档案数字化工作。）
“质量是档案数字化的生命线。我们要以‘工匠精神’打磨好每一份数字档案。”阜新市局（公司）分管领导强调。
资源库赋能：从“沉睡档案”到“智慧资产”
通过“存量数字化、增量电子化”双轨并行，阜新市局（公司）建成覆盖1984-2023年的数字档案资源库，涵盖文书档案1737卷、3695件，图片超4.4万张。“数字化档案分件工具”的应用，有效改变了档案利用模式，实现秒级检索，输入关键词即可调取文件，并支持在线预览、打印，查档时间从小时级缩至分钟级。“以前查档就像‘大海捞针’，现在动动手指就能搞定！”业务部门员工对此赞不绝口。
“数字化转型没有终点。”下一步，阜新市局（公司）将继续加强电子公文单套制归档接收工作，并加大数码照片、音视频等原生电子档案接收力度，做到“应归尽归”。阜新市局（公司）办公室负责人介绍说。
以数字为笔，以创新为墨，阜新市局（公司）将不断为档案管理注入新动能，书写档案管理现代化的新篇章，为企业高质量发展提供坚实“数字底座”。（作者：吴丹岫）
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